东方乳业公司是于92年成立的，成立之初以40%、50%的速度递增。发展到02年以后，公司的规模基本上成型，处于稳步发展的状态。现在公司总共有12个部门，从技术部、生产车间、营销中心、配送部到信息管理中心、人事部等，组织机构已经发展的比较健全了。而且基本上每个部门都有使用电脑办公。但是公司负责信息数据管理的裴总谈到，虽然给各部门配备电脑了，但远没有实现信息化的要求，员工对电脑的使用也仅只是停留在基本的操作使用层面上。对于公司的配送部来说，它的角色非同小可，关系着公司生产出来的奶及时快速准确的销售。随着公司的发展，订购量的不断增加，这个部门的工作量在不断地加大，已经适应不了实际的需要，所以公司领导决定进行信息化建设，开发出一套系统来缓解现状，提高工作效率。  


打破现状，以变求发展

　　以前的工作状态是，在配送部有9部电话，三个固定的电话接线员。由于牛奶属于快速消费品，且很多客户要求在每天的早上的时候可以喝到新鲜的牛奶，再加上市区在白天的时候禁止货车上路等各种因素，订单一般情况下是在晚上的七点半到九点半之间产生，发货是在晚上的一点左右了。在晚上订单的高峰期就会选派场内的其他员工来帮忙接电话。

　　这时的工作流程是，订单一般分为四种，预定，即提前一个月预订好了所需要的货物；预付，即提前把钱已经交付了，然后发货，货款从已经付过的款里扣；临购，即打电话过来临时订购产品；加订，这一项其实是针对预定的客户的，他们也许在之前已经订购好的产品的基础上再加大订购量。对于预定和预付都不难解决，根据客户需要提前就可以把配送单做出来。繁琐而又容易出现问题的地方就在临购这一块。据介绍，以前大概总共有四、五十条线路，奶站总共有800多家，这800多家奶站就分布在这四、五十条线路上，而处于同一线路的就属于一个片区了。客户打来电话，接线员接听后记录好所需要的产品，再根据客户所在的地理位置很快地判断出所属的配送线路应该是在哪一条上，再在这条配送线路的记录单上填写。这就意味着要有四、五十个线路的表单，而且每表单上要有二十多个奶站，表单上还要列出公司的产品，在填写的时候要一一对应，接线员要从一沓子表单里找出所需的表单，而且一张表单总是刚刚被这个接线员填写完，就又被另一个拿走。裴总介绍到，以前的这种表单又长又宽，经常出现因填写窜行引起的配送错误。而且送奶人员每次都要提前一个小时来取单，因为他们还要把单子上的数据核算统计出来。

　　随着公司的不断发展，业务量也越来越大，仅仅依靠人工来操作已经远远不能满足现实的需要了，所以公司领导就想着对该部门进行信息化建设，以求更快地提高工作效率。后来，公司专门负责信息管理的裴总从部队上请来了几个专家来考察。公司首先为他们提供了一套完整的报表，绘出一个配送流程图，再通过实地参观，花费一个月的时间来了解和熟悉公司的需求，用三个月开发出一套应用程序来。但是在后期的测试阶段，由于公司当时缺乏这方面的人才，即公司里有懂整个业务流程的人，但是却没有懂的电脑应用和管理的人才，导致在这一个阶段停留的时间特别长，致使这套方案迟迟不能上马。后来裴总亲自到人才市场招聘来了三个大学生，并且规定在十天之内就要把公司的流程了解了，以便尽快来使用这套程序。裴总说，结果还不错，他们很快就了解了业务流程，并且正是这样公司在06年三月份就开始着手做的这套程序，在今年的2月份终于得以上马。

　　系统上马后，配送部的电话只保留有5部，且接线员也只需要三个就够了。电话响起，接线员佩戴耳麦，在与客户讲话的过程中就把客户的信息以及需要的产品输入到电脑里，最后通话结束时只需要和其核对一下就可以了，速度非常快。电脑会自动生成一张表单，根据要求把客户所在线路分配好，最后送奶人员只要过来取单就可以了，再也不用因为要核算表单上的数据而提前一个小时过来了。

　　就目前的使用情况来看，虽然这套系统确实是节省了许多人工工作，调高了工作效率，但公司的发展似乎超出了当时的预见。一方面是硬件设施的落伍，服务器使用的是奔腾4（2.4）的服务器，数据库的容量也很小，就会影响到系统的反应速度。当初在编这套程序的时候，也是考虑到了公司的发展的，是按15% 的增长速度来算，至少可以使用五年。而现实是，系统似乎赶不上公司的发展，现在的信息量非常庞大，面对数据的不断产生和积累，现在计划采取的方法就是每年的年底把数据库清理一下。裴总说，现在基本上可以顺利使用，但由于现在资金方面的限制，也许会以后考虑更换更好的硬件设施。再一方面就是人才了，这也是裴总十分头疼的事。裴总谈到，很多计算机人才在应聘的时候对工资的要求都比较高，企业无法满足，还有就是公司所处位置比较偏，也是导致这些人才不愿意过来的原因。由于软硬件的原因，这套系统目前也只在配送部上马。所以裴总讲到，只要待公司的"软件"人员的计算机素质以及资金允许硬件设施到位后，会在更多的部门实施这套系统。

商机巨大 变数太多

　　中小企业能量巨大，在全球范围蕴藏3000亿美元IT商机；在中国，中小企业总数字达到1000万以上，占所有注册企业总数的99%。近10年，中小企业发展IT的速度远远超过大企业，市场正处于黄金时期。2004年，中国中小企业在IT领域的投入达到40多亿美元……

　　前不久，陕西省中小企业信息化体系及规划讨论会召开，政府要着手对中小企业的信息化建设进行推动。而这里面所蕴藏的商机又是不可简单估量的。西安盛唐软件技术有限公司的总经理胡唐军在会上认为，中小企业在信息化建设过程中的重点和难点所在即一个字“变”。他举例说明到，中小企业的变化太快，今年企业的规模是５００万，明年也许就成了１０００万；产品的品种在不断增加；销售覆盖地区在变广；也许还伴有员工的数量在增加，管理部门的变动，甚至是ＩＴ技术本身的更新等等，都是中小企业信息化的瓶颈所在。而在信息化的过程中，中小企业规划起着重要作用，要变“我让他干为他要干”，使信息化建设成为各中小企业自主的行为。中小企业虽然规模虽然比不上大企业，但他们的要求却要比大企业难满足。大型的企业不论从规模还是生产以及内部的组织结构、人员方面都基本上比较稳定，在进行信息化建设的过程中虽说复杂但变数很小，容易把握。而中小企业则是处于一个不断发展变化中的，在信息化建设过程中要考虑的因素和把握的变数就很多，也许会出现项目还没上马就已经落后的情况。而且中小企业的要求也很高，他们希望产品具备先进的应用性，同时兼顾可管理性和兼容性。而就中小企业目前的人员素质来看，与先进的系统还不是很匹配。

把握变数 深耕行业

　　清华同方在06年10月份成立了中小企业市场事业部，职能就是开发出适合中小企业特色的产品，适宜的解决方案，再通过强大的渠道体系来把产品销售出去。清华同方西北大区的销售总监李先生对中小企业的信息化建设的现状分析认为，从总体上来说已经取得了一定的成绩，中小企业对信息化的建设比较重视，开始有很大程度的投放，他们在投标的时候就发现有不少SMB用户有了一定的电脑基础。但问题出在对功能的开发上。很多SMB对信息化建设的理解有偏颇，比如只停留在一台电脑，一个ERP软件，没有更好地利用起来。在信息化建设的投入上缺乏长期性的规划，缺少专业IT人员，一般都是老板说了算，需要买什么就买什么，不能把IT需求与业务增长调整到一个并行发展的状态，而这样分批采购导致的总体成本又是很高的。还有部分的SMB虽然有了对信息化的意识，但是对信息化后能对企业带来的贡献度持怀疑态度，认为多年来所形成的工作方式照样使企业处于不断发展中，为求稳妥所以在不确定的情况下变与不变之间还是选择了不变。

　　中小企业信息化建设这块市场是一块有待于我们认真深耕的田地,其中的变数需要我们去了解去把握，需要信息化软硬件的提供者和中小企业共同努力协作来共同推进。