一、公司简介

    东方家园是东方集团股份有限公司投资创办的所属企业，是东方集团继金融保险业、信息产业、港口交通业、高新材料业和地产建设业投资领域之外的又一支柱型产业。

    作为“物流”主体，东方家园的创建，使东方集团在整体产业链条上真正实现了产业互动、区域互补的互联网络式的发展战略，确保了东方集团核心产业中的资金流、物流、信息流三位一体的良性循环和高速运转。

   东方家园充分借鉴了国际上先进的现代商业企业经营理念和管理模式，以统一采购、统一经营、天天平价、一站购齐、自己动手、自由退货等经营特色完全区别于传统的建材市场，是目前国内最大的四位一体的仓储式建材、家居、家具、家装连锁超市。

    目前，东方家园已在全国范围内开设了多家大型建材家居连锁超市，并且分别在全国各重点区域成立了各大区域中心，已初步形成了覆盖全国的连锁经营网络。

    东方家园的发展目标是：全国范围内构建规模最大的建材流通网络体系和电子商务网络体系。

    二、采购审批工作面临的问题
    随着中国建材零售业的竞争不断加剧，建材零售的定位已经发生了根本变化，传统意义上的以租赁为主的店铺正在被具备先进营销理念的现代连锁超市企业所取代。各大建材连锁集团将工作重点放在增加营业网点、扩大业务规模，采用国际零售行业先进管理方式，增强企业的核心竞争力上，无疑信息化是其应用的主要手段之一。

    企业的信息化建设是企业进一步深化改革、加强企业竞争力并最终实现公司经营目标的一个战略手段。如何解决好信息系统与企业管理、企业文化的融合，为员工提供更好的办公管理系统，充分调动员工的工作热情，不断推进公司 “求实创新，开拓进取”文化的宣贯，也是企业信息化建设的一项重点工作。

    东方家园对信息化历来非常重视，在行业中是应用信息化最早和最充分的企业之一。随着国内零售竞争态势的发展和东方家园的信息化建设的现状，东方家园逐渐意识到如何更快的提升企业的生产效率，增强盈利能力；如何整合日益复杂和繁多的信息系统；如何统一安全管理、整合用户管理是当前信息化管理的重中之重，

    公司在2000年初成功实施办公自动化系统的基础上不断改革创新，始终坚持以人为本，通过信息化带动产业化，不断取得良好的结果，2005年初更是工作流的推广应用到企业内部，计划以采购中心作为试点，待积累成功经验后，再逐步推广到其它部门直至全公司。

    东方家园采购体系采用总部-区域-城市的三层架构；负责东方家园2000多家供应商，近20多万SKU的维护工作；日常业务单据的往来数量巨大；内部的工作表单、签批文件传递费时，常有文件遗失、文件积压的情况，表单更改比较随意；经常遇到主管领导出差、休假无法及时审批重要文件。同时这种手工操作也无法实时分析相关人员审批效率；影响了公司整体运作效率，并对企业发展造成牵制。可以看出传统的工作模式已经远远不能满足现有的工作需求，如何让采购审批工作能够简单化与效率化的问题摆在了采购中心与信息中心的面前；基于以上几点，东方家园采购中心与信息中心共同制订了E-Flow系统的目标：

   1、简化与加速流程的流转过程
   2、规范内部管理
   3、实时查询与分析单据系统
   4、超期提醒机制
   5、节省纸张、传真、EMS使用量
   6、与现有OA系统结合，邮件及消息提醒，集成用户系统;

     三、系统导入过程与成功关键

    经过2轮的竞标，东方家园最终选择了神州数码公司的DigiFlow系统为东方家园采购体系单据流转系统（E-Flow）的平台，并由该公司负责开发E-Flow系统的应用；

    涵盖东方家园采购体系的总部、区域、城市等电子审批流程自2005年年中开始实施，2006年初已全部上线，应用的主要流程有：

    1、清户工作流：清户系指清除与供货商的合作关系。清户工作流指解除与供货商的合作关系需进行的一系列审批、对帐及终止合作的工作过程。

    2、系统数据变更工作流：系统数据系指零售ERP系统商品、供货商信息数据。系统数据变更包括商品的新增、状态改变、成本、售价以及供货商等信息的变更。

    3、采购事务工作流：采购事务包括采购内部的人事调动、行政事务及综合专业事务（买断、工程流水等）的审批工作。

    4、商品系列调整工作流：商品系列调整包括商品结构、货Bay及其单品等一系列的调整审批工作。
     
     目前采购体系95%的单据已经使用E-Flow系统，系统使用稳定，用户反映良好；

      四、系统优势

     1、本产品选用Lotus Domino R6.x为运行平台系统，利用Domino R6系统的权限管理机制及消息传递机制为基础，结合xml技术作为重要的数据存储方案，后端利用Lotus Script脚本及其内置xml支持类进行后端开发，前端应用成熟的JavaScript以及Lotus Domino支持下的Web页面开发环境，与我公司原OA系统形成完美对接，避免了多个平台各自为占的局面；

     2、 新一代的工作流引擎支持更为多样的流程控制需求，适应更多特殊的处理逻辑，在其上实现流程管理应用更为方便和高效。

具体的处理能力包括：单一签核、会签、流程追踪、状态检查、管理员干预、撤销申请、撤销审批、加签、启动新流程、条件转向、签核记录、催办、过期处理、online help、随时通知相关人员、统一的用户消息界面等等

     3、在流转的申请中，用户随时可以查阅流程状态，及时了解哪些环节已处理、或是未处理、终止等情况；

     4、流程配置在浏览器端即可完成，通过图形化的界面，管理员用户将流程图直接绘制在图板内，并设定相应的处理节点信息，即可完成流程的配置。通过特殊的流程与表单关联方式，可以实现流程与表单的独立创建和维护，改善旧的表单和流程的维护模式更为方便和直观。

     五、带来的效益

    1. 信息传递迅捷，创造时效优势：电子表单数据经内部网络传递，打破地域与时间的限制，满足实时信息与快速沟通的需求，缩短传递时间，开创竞争新优势。

    2.流程追踪方便，提升工作效率：通过在线流程追踪，作业流程透明化，轻易得知表单目前的流程处理状况、审批进度、批阅意见，大幅降低管理成本，随时掌握所有表单的流程处理状况，可加强内部沟通效率，提升行政管理绩效。

    3. 透视流程瓶颈，协助流程再造：通过信息技术来辅助文件传递，将可节省时间、提升作业文件传输效率。针对人员、部门、流程的工作负荷、作业效率，有效分析流程瓶颈，提供流程改善新契机。

    4.电子行政表单，节省纸张人力：大幅降低纸张文件的需求以及传递文件所需的额外人力负担。经过采购体系内部核算，使用E-Flow系统后，每年从硒鼓、纸张、EMS及传真等直接节省下来的费用近20万元。

     5. 规范内部流程管理：加强内部管理的同时从系统的角度保证审批表单和流程的标准化和规范化，最大可能的避免自由流程和不规范表单的使用；

     6. 超期提醒机制：系统的超期提醒功能更好的把握流程的审批时效，同时将个人审批的时效纳入绩效考核内容，既规范了管理也提高了办公效率；

     7. 与现有OA系统结合：Eflow系统与公司OA系统皆使用Domino平台，可最大限度的集成用户管理、邮件等功能；

      六、成功的关键：

     1、高层主管领导的支持

     在整个系统提到议事日程之初，公司的各级主管领导即表现出对系统实施的极大关注。从始之终各级领导均不断的关心系统论证、上线进度和所取得的成果。同时在宏观上协调各个业务部门之间的相互沟通配合与支持，并提出了不少指导性的意见和建议,而且以身作则，抽出宝贵的时间认真投入系统的学习，为整个系统在家园的全面推广实施奠定了基础，推动了各级业务部门对系统的认知、了解和学习。正是在领导的关怀下，系统才得以准时上线完成。

     2、高素质的项目团队与项目管理方法

     东方家园非常注重信息技术在公司中所能起到的关键性作用，自开业之初就汇集了一大批信息技术方面的专业人才，成立了负责公司各项信息工作与任务的专业部门--信息中心。通过几年的努力，信息中心依据公司的业务需求不断的引进、推广了多项新技术和新的系统，取得了良好的成效。在E-Flow系统的开发与应用过程中，信息中心依靠强大的专业队伍与神州数码公司密切合作，整合必要资源组建了高效的项目团队，富有成效的开展了一系列的共同开发。同时借鉴国内外著名企业在相关领域的成功管理方案，结合公司自身的业务需求建立起一整套全面完善的管理方法。并在此基础上最大限度的激发团队的创新精神，为系统的上线与推广提供了无穷的动力。

     3、耐心、有原则的测试、修改、培训

     为确保系统的可适用性、安全性和稳定性，将系统上线后出现问题的机率降至最低。开发团队在近乎真实环境的条件下进行了多次系统模拟运行，对系统各个方面的运行情况做出客观准确的评估。同时请相关业务部门的人员参与测试，并依据他们提出的合理建议和意见对系统的不足之处进行了及时的修改和调整。通过数次的模拟测试和不断的修改完善，终于打造出目前最为完善的版本。

     为了在公司内部顺利的推广该系统，在系统上线之前和之初由信息部门人员对业务部门人员进行了多场培训演示，耐心的向业务部门人员讲解系统的使用方法和系统所能带来的优势。降低了使用者对新系统的排斥与抗拒情绪，进而使系统的全面推广顺利进行。

      结语

     东方家园的企业全国化布局日趋完善，e化版图的综合效益将更显关键。在公司的经营、管理阶层奔波于全国各地处理公务之际，东方家园的信息中心亦积极建置更为完善的信息架构，并遵循“节省时间就是节省金钱，提高效率就是提高效益”的理念致力于提升公司的信息化管理水平。真正落实组织对营运信息的管理能力与决策信息的完整性之间的完美结合与提升。

通过E-Flow系统的实施东方家园在信息化管理进程中又向前迈进了一大步，在很大程度上完成了公司整体信息化的决策、执行与监督体系的组建，“运筹帷幄于企业总部”的美丽愿景终于得以实现。在未来信息快速流通的e世纪中，东方家园有信心、有能力继续提升企业的竞争优势，依靠强大的信息团队利用完善的信息平台在日益激烈的市场竞争中立于不败之地。