汇元实业的规模不大，上上下下算下来也不过102个员工，汇元主要从事EWD、AS-77等金属材料添加剂产品的国内代理工作。说起汇元实业信息化，还是有不少故事的。

一封花了1879块钱的电报
   
   在汇元实业没有CIO一说，公司负责与电脑打交道的是个叫苏小北的小伙子。苏小北对记者讲：“我们汇元现在代理了好几个品牌的金属材料添加剂，各个型号的产品差不多有六百多个品种。很多添加剂都是从原油中提取出来的，因此进口和销售价格往往要和汇率、原油价格挂钩。”

   汇元实业销售主管于弘远告诉记者：“汇元102个员工，正常情况下每天有80来个人都在全国各地出差。六百多种产品，产品的价格差不多一天变化一次。难就难在这里！早些年电子邮件和笔记本电脑还没有普及的时候，我们的员工去外地出差，除了人民币以外什么都可以不带，但是一台只有砖头大小的便携传真机可是必带的东西。”

   销售主管向记者抱怨：“那时候我们汇元的人只要一住进酒店，就要把带来的便携传真机接在酒店房间内的电话上，公司在北京的办公室专门有四个人两人一组轮流值夜班，从半夜开始依次给在外出差的员工挨个发送最新的产品报价，六百多个产品，一次的报价差不多一次有5-6页。即使是这样，因为不能得到及时的报价或者报价出了问题而造成损失的事还是时有发生。”

   现在已经升任销售主管的于弘远向记者讲了一件真事：“九十年代初的时候通讯不像现在这么方便，不要说现在常见的互联网和手机，有时候着急，找个能打长途的电话都是难事。九三年我去宁夏一个小县城出差。我住了当地最好的县委招待所，不是为了显阔，仅为了能收传真的产品报价。由于出差匆忙，到当地的第三天我发现带来的传真机没纸了。当时我们用的传真机是从香港进口的便携机，整个传真机只有一个砖头大，便携性能上去了，但问题也出来了，当时别说在小县城，就是在北京上海这样数一数二的大城市都很难买到专用的传真纸。在当地经过一天的谈判，一个几十万的合同马上就能签下来，剩下的事情就是在次日签订合同前确定具体的供货价格即可。可偏偏在这节骨眼上出现了问题。距签合同不到二十个小时的时间了，眼下当地买不到传真纸，附近又找不到公用的传真机可以用。当这一切反馈到北京值班室后，还是当班的同事反应快，半夜打车来到邮电局去发紧急电报，结果这封重要的电报花了1879块钱。还好最后没耽误事情。”

信息化从FTP起步

   就这样汇元的员工背着传真机跑了几年。“九八年夏天，笔记本电脑便宜了，汇元买回了第一批笔记本配备给了公司需要经常出差的员工。虽然在酒店里面能够拨号上网，但是当时的上网速度很慢，收一个邮件差不多要十来分钟才能收下来。当时我们办公室有两条ISDN线路，一条用于内部上网，另一条则接入一台专门的电脑搭了个FTP，这样在外地出差的员工就能用笔记本电脑下载最新的报价了。这样又用了一年多，公司买了台低端的服务器，送到中国电信的机房做了托管，在这台服务器上运行了我们自己的邮件系统。” 苏小北说。

   于弘远对记者说：“有了内部的邮件系统后，发送各种文件比原来方便多了。但是由于大多数员工常年出差造成的沟通不畅还是难以从根本上解决。当时我们有个技术人员，即将完成在湖南的一个项目，本来按照计划应该把他派到江苏去做一个项目，北京的同事本来已经把相关的邮件发给了他，可是阴差阳错这封重要的邮件偏偏没收到。结果是这个技术人员回到北京后在办公室才得要到江苏出差的消息。”

   这件事之后，我们有了个制度，凡是涉及重大报价调整或者是新的项目交接一类的事情，发完邮件必须进行电话通知。后来为了简化程序我们还想了很多办法，比如搭建一个内部的bbs，大家就是出差在外地，不能用自己的电脑上网，也可以找个网吧了解下公司最新的内部通知。但是内部bbs也有挺多不足的。比如安全性不好，而且对于一些应该是分级浏览的内容难以做到细致地划分组群。

小OA解决大问题

   就这样一直到了2001年，这一年OA产品开始走向市场。汇元也引进了第一代OA系统。说起引进OA系统的原委，苏小北告诉记者：“一个很偶然的机会接触到了OA软件，当时软件商承诺可以先试用三个月。于是我们也就抱着试试看的心态利用剩余的服务器空间跑起了这套OA系统。结果发现效果还是很不错的。比如一个项目需要五名员工协力完成，以往需要给这五个人通发邮件，然后在北部的bbs上将详细的资料上传，然后给他们一个阅读密码，很是麻烦，还容易出错。”

   现在这些已经变得简单。记者在汇元的OA系统上看见，所有文件会根据员工的权限进行定向开放。以往一些专门针对某些员工的紧急通知在发布后需要商务助理一个个的打电话通知，现在对于一些重要的内容，系统会自动进行短信通知。原来对于一些内部需要讨论的内容，大家会采用QQ等软件进行分组讨论，不但网络会议组织困难，而且保密根本无从谈起。现在出差的员工如果需要召开内部网络会议，只要登陆内部的OA系统，进入网络会议栏目，即可进行语音或者文字会议。

   “这套系统彻底脱离了在电脑上安装各种软件，只要能上网，就能保持和公司的沟通。”刚刚拿下昆明一个定单的销售赵敏对记者说。

   采访快结束的时候，记者问汇元的副总裁黄斌丰五年来使用OA系统的感受。黄告诉记者：“选择OA软件，不能仅仅着眼于技术，需要考虑多方因素，还应该看公司实力、产品功能对需求的满足程度、实施能力和价格等因素等。首先，明确自己的需求。如果没有明确的需求，就会被产品供应商牵着鼻子走。很多时候，用户在选择软件的时候，由于没有清晰的需求，导致选型的过程变成了软件测评博览会。有了明确的需求，就可以根据自己的需要、产品的功能，及二者的符合程度来选择合适的产品。其次，考察OA厂商的诚意和实力。没有诚意的OA厂商，不会重视你。而仅有诚意是不够的，如果OA厂商没有相当的资金实力和技术实力，也无法最终有效解决问题。再次，看项目团队和实施方法。OA是一个企业应用软件，实施过程不是简单的软件安装，还有繁琐的设置和大量的培训工作。没有好的实施项目团队，会导致项目失败。如果实施过程是一个黑箱的话，也是不能够令人放心的。

   而负责信息化管理的苏小北则从技术角度上分析，他认为：像汇元这样典型的中小企业选择OA必须要看准备用的产品技术构架如何。毕竟灵活性和开放性不好的技术架构会让企业付出代价。因为企业的内部流程不会是一成不变的，因此OA系统也会经常调整。如果OA系统的架构不好，降低了系统的柔性，就会在系统接口、可配置性、内部集成性上留下隐患，导致系统封闭和僵硬，不能适应变化。特别是企业内部都有一定量的信息系统在运行，OA系统和现有系统集成和兼容问题，也是OA选型中需要注意的一个因素。

记者点评：

   传统的办公方式极大地束缚了人的创造力和想象力，埋没了人的智慧和潜能，使人们耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂、重复的工作，手工处理的延时和差错，正是信息化管理中应该去除的弊端。用先进的、现代化的工具代替手工作业，无疑是生产力发展的方向。OA对传统办公方式的变革，正是适应了人们的普遍需求，也顺应了技术发展的潮流，自然成为业界追求的目标。对于中小企业来说，选OA实用为先。