随着全球经济一体化的推进，外贸行业已成为我们国家主要经济支柱产业，也是国家对外的经济窗口，它直接面对的是国际大市场和国际同行的竞争。随着信息产业技术的发展，信息管理系统在外贸企业也和在其他企业一样得到了广泛的应用和发展。同时互联网技术的成熟以及电子商务的兴起，为我国外贸领域的应用和发展开辟了广阔的前景。

      凸显问题待解决
      黑龙江德容外贸有限公司是一家快消行业的外贸公司，公司信息专员梁亦楠工作已经4年有余，针对外贸企业信息化也有着自己的见解，她表示：目前一些外贸企业进行信息化建设，主要存在两方面的问题，一是没有健全的管理模式和管理流程，二是管理体系和流程设计不合理。所以，建议企业用户在信息化建设前务必由管理层组织相关职能部门和人员对原有管理流程和系统进行重组、细化。目前外贸企业进行信息化建设过程中还暴露出以下问题：
      动态化问题。由于外贸行业参与国际贸易的单位繁多，同时贸易涉及到多个国家多个采购商和供应商，不同时间、不同业务参与的采购商和供应商有所不同，团队组成变化较频繁，同时各个国家政策的变化会导致业务的不确定性，外贸企业信息化系统财务、业务的完全割裂，多家软件服务供应商提供多套系统，无法实现真正意义上的一体化和数据的动态化更新。
标准化问题。外贸财务核算具有多币制、核算复杂等多种特点，因而相关业务统计口径多种多样。在传统的商贸过程中，频繁多变的报价计算及大量单证，发票作业给业务人员加大了工作量，缺乏标准化、统一化的工作流程。
      协同性问题。在传统手工进行库存业务处理状态下必然会导致出口业务与生产备货环节脱节，容易造成发货延误或库存积压。由于外贸企业业务员高度集权制，使得领导很难进行业务监控；而企业决策层及财务人员对最为关心的客户资信，商品贡献等很难得到正确评估，增大了公司的贸易风险。进出口业务部门与财务之间信息沟通不畅，容易造成财务部门对企业的资金流向和流量失控，无法起到对企业运作协调和指导作用。管理审批工作也无法根据业务需求多层多级设置，容易造成企业运转监控不严。
      扩展性问题。对于相关管理机构的数据有很大一部分来源于其管辖的外贸企业。而目前企业应用软件与管理部门应用软件一般又无直接接口。与此同时，由于体制等多种因素，往往这些相关部门对外贸企业具有一定的约束力。中国的企业管理水平和现状很难与国外软件标准管理模式融合，国外管理软件在概念上并不能适应中国企业的需要，管理软件实施都会有一个较长的周期，企业应用咨询、软件原理培训、软件应用培训、软件的客户化修改都是必不可少的。国外软件高昂的技术支持费用是国内企业难以承受的，更难长时间承受，同时国外软件的封闭性使国内企业的软件人员很难进行修改和变动，要对国外软件做较大补充和修改的可行性也值得商榷。由于以上原因，及时性和有效性的售后技术支持就很难保证。而国产软件则不同，尽管国产软件也要收取技术支持费用，但其标准国内企业可以承受，而且国产软件的源代码相对开放，较大的客户化变动委托给软件公司，一般性的修改完全可以由企业自己来解决。

      管理五项工作需紧抓
      梁亦楠强调可以将外贸公司的管理分为五个部分：
      业务流管理：外贸业务管理软件，外贸系统将进出口相关的贸易按客户、商品、国别、地区或贸易性质进行了划分。将相关的进出口业务均归集为一个进出口贸易形式，以便于对单一业务的合同进行管理。
      审批流管理：外贸业务系统解决方案的审批流包括诸如审批设置、权限管理、预警等等。1、作为外贸企业的“领导审批制度”是非常严格的，该系统除了考虑到领导审批职能上的差异，还考虑到审批金额与审批类型的不同。严格按照从业务员到部门经理再到总经理的逐级审批手续，防止责权不清带来的管理混乱; 2、由于外贸企业业务员的高度集权制，使得领导很难进行有效的业务监控。系统中“权限管理”功能可以设置两类权限，菜单权限和业务关系权限。菜单粗级权限控制某部门人员有某菜单操作权利。业务关系权限按部门人员、业务属主、业务操作建立关系，不仅控制某人有某类业务操作权限，还控制某人可以为他人进行某类业务操作权限。从而加强了企业监管力度; 3、系统提供预警定义功能，可通过采集系统中的某些事件，向相关人员提供预警提示。
      物流管理：根据外贸公司的特点，业务管理软件外贸系统中物流管理并不仅仅是货物的流通，它还包括货物流转过程中的信息管理。主要包括备货、出运、检验、到货、非零库存的出入库管理，零库存的出入库、有关财务凭证的自动生成等。
资金流管理：对外贸易中的重要组成部分——货币支付环节及其管理构成了“资金流”。它的管理是按资金需求和资金回笼预测，对流动资金实行部门定额管理，通过内部银行进行资金使用的“罚、贷、存”处理，以达到降低资金使用成本，科学合理地使用资金。资金管理包括的内容，严格的付款审批制度、用款计划、支付预测、预收款管理、收汇计划、流动资金管理、信用证授信额度管理、承兑汇票额度管理等。
      信息流管理：系统中的信息流由客户、商品和交易等基础信息及这些信息资源的收集、管理和利用构成。特别是对客户、商品等企业基础信息数据的管理，采用严格的控制手段，实现充分的资源共享，对业务产生的各种信息可以进行充分的分析与利用。

      集成应用丰富平台功能
      梁亦楠表示：“随着业务的不断拓展，客户关系维护、销售线索跟踪管理成为公司迫切需要改善的问题。在朋友的推荐下，针对外贸行业‘贸易性质多样化、产品结构多样化、业务流程多样化’这三个行业特点，我们选择了国迈外贸行业解决方案。”
      其中CRM强大的功能，易学易用易维护的特性使操作变得简单，它为企业带来了员工效率的提高、现存技术资源的整合、商务过程管理的改善三方面效益。
外贸企业主要通过Email方式与客户或潜在客户进行业务联系，客户资源的统一管理、Email的监督、审批、归档成为企业头疼的问题。金源所实施外贸行业版本，利用CRM与Outlook的无缝集成，使得所有商业往来的Email都能在CRM中进行修改、审批、发送，从而降低差错率，业务员工作一目了然。通过对Email标注如“报价单、订单、发票”等属性，业务员能方便地进行归类整理，提高工作效率。
      集成 Outlook和WEB，CRM能帮助销售人员管理线索和商机，衡量和预测销售活动，跟踪销售过程，以及自动化地处理销售业务，从而有助于理解客户的需求、缩短销售周期、提高签单率并提高客户满意度。CRM提供了集中、完整的客户视图，用以查看销售和支持活动，以及客户的历史信息。
      这样的集成应用显而易见地规范了管理流程，大大提升了工作效率。